Digitale Buchhaltung
Jetzt auf digitale Buchhaltung umstellen!
Wir unterstützen Sie bei der Umstellung Ihrer Verwaltung auf vollständig digitale und (teil-)automatisierte Prozesse.
Wie? Zum Beispiel mit ADDISON OneClick, der sicheren und cloudbasierten Plattform zum Austausch von Daten und zur Ablage von Unterlagen und Informationen Ihres Rechnungswesens.
ADDISON OneClick erklärt in 6 Schritten
Online-Banking
Geben Sie Ihrem Steuerberater noch Bankkontoauszüge auf Papier? Mit ADDISON OneClick Online-Banking ist damit Schluss. So funktioniert es:
- ADDISON OneClick schickt Ihre digitalen Kontoauszüge vom Bankinstitut direkt in unser System
- Mithilfe von Regeln, die an Zahlungsempfänger und Verwendungszweck geknüpft sind, automatisieren wir die Buchungen zu einem hohen Grad
- Sie haben in einem Live-System jederzeit Zugriff auf die Bankkonten
- Wir können Zahlungsvorschläge (z.B. für die Umsatzsteuer, die Löhne, etc.) in das Portal laden. Sie geben diese nur noch frei
Kasse
Sie wollen Ihre Kasse digital und aus Sicht der Finanzverwaltung revisionssicher führen? ADDISON OneClick macht das möglich. So funktioniert es:
- Sie können täglich Erfassungen vornehmen und die zugehörigen Belege direkt mit den erfassten Geschäftsvorfällen verknüpfen
- Wir importieren die Kassenerfassungen direkt in unser System
- Eine Doppelerfassung durch Sie und uns ist nicht mehr möglich
Ein- und Ausgangsrechnungen
Der Pendelordner sowie die lästige und datenbeschränkte Übertragung per Mail gehören mit ADDISON OneClick der Vergangenheit an. Übertragen Sie Ihre Daten auf drei verschiedene Arten:
Variante 1: API-Schnittstelle zum Datenaustausch
- Mithilfe einer API-Schnittstelle verbinden wir unsere mit Ihrer Cloud
- Nach der erstmaligen Einrichtung können wir auf Ihre Daten zugreifen
- Die im System gespeicherten Daten werden automatisiert übertragen
Variante 2: Eingangsrechnungen importieren
- Mit GetmyInvoices importieren Sie Eingangsrechnungen direkt und automatisiert aus E-Mails und Cloudsystemen
- Die Buchhaltungsvorbereitungen entfallen und wir übernehmen nur noch die Buchung
Variante 3: Versand durch den Belegmanager
- Sie nutzen den Belegmanager zum sicheren Versand Ihrer Belege
- Der Vorteil zum normalen Versand via Mails: Die Verbindung ist SSL-verschlüsselt. Ein sicherer Tunnel sorgt dafür, dass die Datenübertragung direkt in unser System erfolgt
Finanzreport
Dank der Applikation Finanzreport können Sie jederzeit und an jedem Ort auf alle Ihre Finanzauswertungen zugreifen.
- Alle Ihre Auswertungen sind aktuell und stets abrufbar im System gespeichert
- Das System ist vollständig transparent: Sie können jede, von uns getätigte Buchung nach Bedarf prüfen und den hintergelegten Beleg einsehen
5. Personal und Zeiten
Mit ADDISON OneClick müssen Sie die Mitarbeiterdaten nicht mehr handschriftlich oder per Excel erfassen. Die Daten werden automatisch an uns zur weiteren Verarbeitung übermittelt, sobald Sie diese bei ADDISON OneClick eingeben. Eine Mehrfacherfassung der Daten wird so vermieden. Folgende Angaben erfassen Sie ab jetzt online:
- Personalstammdaten
- Personalfragebogen
- Gehaltsdaten
- Zeiten aller Mitarbeiter
6. Lohnbuchhaltung
App statt Post: ADDISON OneClick bietet Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit sich eine App auf Ihrem mobilen Endgerät zu installieren. Die Lohndokumente wie
- Verdienstabrechnungen,
- Lohnsteuerbescheinigung
- und Meldebescheinigung zur Sozialversicherung
senden wir Ihren Mitarbeitern dann ohne Umwege auf die jeweils in der App hinterlegten Accounts. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern und können die Lohndokumente direkt aus der Cloud herunterladen und digital ablegen.
Sie wollen sofort mit ADDISON OneClick starten? Wir sind nur einen Anruf weit entfernt.
FAQ: Dokumenten-Management-System und Verfahrensdokumentation
Wozu braucht mein Unternehmen ein Dokumenten-Management-System?
Wenn Sie buchführungsrelevante Daten digital verarbeiten und speichern, müssen Sie die Unmanipulierbarkeit dieser Daten sicherstellen. Das hat die Finanzverwaltung in Ihrem Schreiben zur Auslegung der GoBD ausdrücklich gefordert. Bei vielen Belegen ist dies nur durch ein Dokumenten-Management-System möglich. Diese Systeme archivieren die Daten so, dass keine Löschungen oder Veränderungen unprotokolliert bleiben.
Außerdem dienen Dokumenten-Management-Systeme der digitalen Organisation des Belegwesens und der automatisierten Ablage Ihrer Belege. So gewinnen Sie Zeit, die Sie in Ihr Unternehmen investieren können.
Das Dokumenten-Management-System in der Cloud oder auf Ihrem Server/PC (On-Premise)?
Der Vorteil der Cloud ist, dass Sie jederzeit und an jedem Ort auf Ihre Belege zugreifen können. Aus Sicherheitsbedenken entscheiden sich heute noch viele für eine On-Premise-Version auf ihrem PC/Server. Wir beraten Sie in beiden Fällen und bieten Ihnen Lösungen für die Cloud- und die On-Premise-Version:
1. Dokumenten-Management-System in der Cloud:
- Mit ADDISON OneClick können wir Ihnen ein cloudbasiertes Dokumenten-Management-System liefern, das Ihren Büroalltag in der Belegablage und -verarbeitung durch viele Automatismen, Scan- und Fotografiefunktionen vereinfacht
- Regelmäßige Zertifizierungen durch den TÜV Saarland sowie SSL-Verschlüsselung garantieren die Sicherheit Ihrer Daten
2. Dokumenten-Management-System auf Ihrem Server/PC (On-Premise):
- Seit 2018 sind wir im ELO-Channel-Partner-System
- ELOoffice ist ein sehr kostengünstiges, aber effizientes Dokumenten-Management-System, welches direkt auf Ihrem PC/Server installiert wird
Was ist eine Verfahrensdokumentation und welche Unternehmen benötigen es?
Egal, ob Sie ein großes oder kleines Unternehmen führen: Sobald Sie buchführungsrelevante Daten elektronisch verarbeiten, verlangt die Finanzverwaltung die Verfahrensdokumentation. Sie müssen für jedes Datenverarbeitungssystem im Unternehmen eine Verfahrensdokumentation aufstellen. Hierbei wird beispielsweise Folgendes dokumentiert:
- wie buchhalterisch relevante Daten in das Unternehmen gelangen
- und von den zuständigen Mitarbeitern weiterverarbeitet und archiviert werden,
- welche Kontrollen und Berechtigungskonzepte die Prozesse absichern
- und wie Daten aus anderen Programmteilen in den Prozess einbezogen werden
Welche Verfahrensdokumentationen müssen im Zusammenhang mit einem Dokument-Management-System erstellt werden?
Im Zusammenhang mit einem Dokumenten-Management-System ist eine Verfahrensdokumentation zur Belegablage aufzustellen. Falls Sie im Zuge der Digitalisierung von Papierbelegen das Original entsorgen, müssen Sie ebenfalls eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen aufstellen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung dieser Berichte.
